مهام السكرتير الناجح يجب أن يمتاز سكرتير الشركة بأن يكون مستعدًا وفعالًا ومنظمًا جيدًا، وذلك من خلال تحسين مهارات الاتصال والتنظيم حيث يمكن أن يصبح سكرتيرًا خبيرًا وجزءًا لا غنى عنه من الفريق، مما يجعل العمل أكثر جاذبية وأمانًا ومتعة، وهذا يعود بالفائدة على إتمام سير العمل ونجاح الشركة.وفي هذا المقال سنوضح لكم نحن في موقع الموسوع العربية بيتا هذا الامر من جوانب عدة ..
ما هية السكرتارية
تعتبر السكرتارية من الوظائف الإدارية المحورية في الحقل الإداري، ويُشكل هذا الجانب جزءاً جوهرياً من العمل في المؤسسات والمنظمات بغض النظر عن اختلاف ميادينها ومجالاتها، حيث تقع على عاتق العاملين في هذا المجال مسؤولية القيام بالعديد من الوظائف التنظيمية والإدارية والأرشيفية، والمهام التي تعتبر مرجعية للمسؤولين والقائمين على الأعمال في المنظمات، من حيث تحديد المواعيد وتنظيمها، والتواصل مع الجهات الداخلية والخارجية ذات العلاقة بالعمل، والرد على استفسارات الجمهور، وتنسيق الاجتماعات، وحفظ البيانات والوثائق بصورة منظمة بحيث يمكن الرجوع لها عند الحاجة. لا بدّ من توفر العديد من المواصفات التي تؤهل الموظف للعمل في مجال السكرتارية، وتحقيق النجاح المطلوب في هذا الحقل، ونظراً لأهمية هذا الجانب اخترنا أن نستعرض أبرز هذه الصفات بشكل مفصل في هذا المقال
اقرا ايضا : افضل مكاتب استقدام في خميس مشيط
أهمية السكرتارية
تعتمد أهمية السكرتيرة على
- التعاون مع رؤساء الأقسام والمدراء و تخفيف ضغط العمل الواقع عليهم.
- تنظيم جميع النشاطات من اجتماعات وورش.
- التأكد من صحة الوثائق قبل إرسالها.
- توفير كل البيانات في زمن مناسب.
- الاهتمام بوسائل تواصل الشركة مع زبائنها.
شروط يجب توافرها في السكرتير لنجاح الشركة
- يجب أن يكون منظمًا جيدًا.
- أن يكون له القدرة على إضفاء الموضوعية على الإجراءات.
- . التعامل على الفور مع المراسلات.
- أن يكون قادرًا على تدوين ملاحظات دقيقة للاجتماعات.
- تأكد من حصول الأعضاء على جميع المواد اللازمة.
- أن يكون أكثر منهجية مع مراعاة التفاصيل.
- يعمل السكرتير على مساعدة الآخرين عندما يطلبون ذلك، ثم توقع ما قد يكون مطلوبًا في المستقبل.
- أن يكون استباقيًا ويبحث عن طرق لتوقع الطلبات والاحتياجات من الآخرين.
- الاهتمام بالتفاصيل المتعلقة بالمهام المعينة على توقع ما هو مطلوب في المستقبل.
- ابتكار أنظمة مختلفة للبقاء منظمًا، سواء كانت مكتوبة بخط اليد أو باستخدام التكنولوجيا التنظيمية.
- يجب أن يكون التنظيم مفيدًا بشكل خاص إذا كان جزء من وظيفتك ويتضمن إجراء ترتيبات السفر أو إدارة جداول الأشخاص أو تنظيم أحداث متعددة.
اقرا ايضا : هل من صفات المتطوع الأمانة
مهام السكرتير الناجح
يتمثل الواجب الأساسي للسكرتير، التأكد من أن المكتب يعمل بكفاءة في هذا المنصب، حيث سيعمل كقناة اتصال بين موظفي المكتب وعملاء الشركة وغالبًا ما يتخصص الأمناء في الصناعات القانونية والطبية، والتي قد تتطلب بعض التدريب الرسمي، ويعمل آخرون في بيئات الشركات والمرافق التعليمية والجمعيات الحكومية حيث يتعلم بعض الأمناء مهاراتهم في العمل بتوجيه من العمال ذوي الاختصاص.
- أن يكون منهجيًا، مع مراعاة التفاصيل.
- أن يكون العمل منظمًا جيدًا ويرتكز على العقلانية.
- إضفاء الموضوعية على الإجراءات داخل المنشأة.
- التعامل الفوري مع المراسلات قبل ارشفتها.
- الحرص على تدوين ملاحظات دقيقة للاجتماعات.
- التأكد من حصول الأعضاء على جميع المواد اللازمة.
- إحضار المواد اللازمة للاجتماع.
- العمل بشكل جيد مع الرئيس مما يساهم في إنجاح العمل.
- ضمان استيفاء النصاب القانوني للاجتماعات ويجب أن تكون بشكل دوري.
مهام السكرتيرة الناجحة
- تنظيم العمل.
- الاهتمام بالبريد، الفاكس والمكالمات أي كل وسائل التواصل التي تربط المنشأة بعملائها و تقديم كل الرسائل الواردة للمدير حتى يطلع عليها و من ثم إرسال الرد.
- معرفة جدول أعمال المدير وتنظيم أوقات الاجتماعلات واللقاءات وفقا لجدوله مع اختيار أماكن الاجتماعات.
- تجميع مستندات العمل و تنظيمها بطريقة تسهل عملية الوصول إليها عند الحاجة.
- التعامل مع الأجهزة المكتبية الإلكترونية لحفظ جميع المعاملات والوظائف عليها.
- تجهيز تقارير عن جميع الموظفين وأعمالهم التي يقومون بها، و العمليات المختصة بالزبائن أيضا.
- الحرص على التواجد في الإجتماعات و تدوين كافة المعلومات و الملاحظات واستخلاص أهم نقاط الاجتماع بعدها يتم تقديمها للمدير في وقت لاحق.
- التعاقد مع الشركات لتحسين العمل وتكامله مع بقية الشركات.
- الإلمام بالعمليات المصرفية وتقديم تقارير عنها للمدير بشكل دوري.
- التواصل الدائم مع بقية الوحدات و متابعة عملها والتأكد من قيامها بالواجبات على أكمل وجه.
- تجهيز كل ما يحتاجه المدير في حالة سفره بخصوص العمل من حجز السفر واختيار مكان الإقامة.
- تجميع مقترحات العاملين و تدوين شكاويهم ومن ثمّ عرضها على المدير.
ما هي الأمور التي لا يجب على السكرتير فعلها
- تجاهل المراسلات.
- الاحتفاظ بالمعلومات لنفسه.
- أن يتأخر عن موعد الاجتماعات.
- يقوم بالتخلص من الأوراق المهمة.
- يقوم بكتابة التفاصيل التافهة لجميع المناقشات في كل لقاء.
- يقوم بتنظيم الاجتماعات في اللحظة الأخيرة.
- إبقاء الناس على اطلاع على كافة التفاصيل.
- عدم التأكد من دقة محاضر الاجتماعات.
وفي نهاية هذه المقال سنكون قد وضحنا لكم نحن في موقع الموسوعة العربية بيتا التفاصيل الكاملة لهذا الموضوع بيحث تعرفنا على جوانب عدة وبذلك نصل لنهاية المقال راجيين أن يكون المقال قد نال اعجابكم ..